Zur Tätigkeit des Sekretärs oder der Sekretärin hat fast jeder eine Vorstellung. Dabei gibt es für diesen Beruf keine Ausbildung und somit auch keinen Berufsabschluss. Trotzdem haben die meisten Menschen ein klischeehaftes Bild von einer Sekretärin: sie kocht Kaffee, schreibt Briefe nach Diktat, ist für die Ablage zuständig und das Kopieren von Unterlagen.
Diese Vorstellung mag in Zeiten, die bereits Jahrzehnte zurückliegen, gültig gewesen sein. Inzwischen haben sich die Tätigkeiten einer Sekretärin drastisch verändert. Dies ist der Globalisierung und der Computerisierung zu verdanken.
Wer in einem Sekretariat arbeitet, erfüllt Aufgaben, die sich mit dem Informationsfluss und der Koordination für eine Abteilung oder des Unternehmens befassen. Eine Sekretärin übernimmt in ihrem Beruf die Funktion einer Assistenz. Dabei hält sie (immer noch) dem Chef den Rücken frei, in dem sie Prozesse und Projekte in ihrer eigenen Verantwortung lenkt.
Die Berufsbezeichnung
Im Rahmen der Entwicklung der beruflichen Tätigkeiten hat sich auch die Bezeichnung gewandelt. Wer auf der Suche nach einer entsprechenden Stelle ist, wird mit den unterschiedlichsten Stellenausschreibungen konfrontiert. Es wird beispielsweise nach Assistenten, nach Officemanagern oder nach Executive Administrative Assistent gesucht. So vielfältig wie die Bezeichnungen, so breit gefächert ist das Spektrum der angebotenen Stellen. Sekretärin als Beruf, ist nur noch selten in einer Stellenanzeige zu finden. Das Berufsbild hat sich gewandelt. Was früher ein typischer Frauenberuf war, hat sich zu einem Beruf gewandelt, der auch für Männer interessant ist.
Aufgaben im Sekretariat
Digitale Technologien kommen fast überall in der Arbeitswelt zum Einsatz und haben auch Auswirkungen auf die Sekretärin als Beruf. Viele der früheren Tätigkeiten sind überflüssig geworden oder sind durch Outsourcen in einen Sekretariatsservice verlagert. Dies schafft Kapazitäten bei der Sekretärin, die es ihr ermöglichen sich Projekten oder Prozessen zu zuwenden, die weitreichende Auswirkungen haben können und zu einem partnerschaftlichen Arbeitsverhältnis zwischen Chef und Sekretärin führen. Man begegnet sich auf einer anderen Augenhöhe als es in der Vergangenheit üblich war.
Wie strukturieren sich die Aufgaben im Sekretariat?
Welche Aufgaben eine Sekretärin erfüllen soll, hängt zum einen von der Branche und zum anderen von der Größe des Unternehmens ab.
In einem Betrieb mit wenigen Mitarbeitern verteilen sich ihre Aufgaben über ein weites Gebiet. Sie übernimmt unter Umständen die administrativen Aufgaben der gesamten Verwaltung der Firma und kümmert sich beispielsweise um die interne und externe Kommunikation, die Buchhaltung und die Personalverwaltung, ebenso betreut sie Kunden und ist Ansprechpartnerin für alle in der Firma.
Bei Konzernen sieht die Aufgabenverteilung in der Regel anders aus. Hier ist die Sekretärin einer Abteilung oder einem Manager zugeordnet. Hieraus ergibt sich eine klarere Abgrenzung ihres Aufgabenbereiches. Oft sind Großunternehmen international aktiv. Demzufolge ist die Geschäftssprache häufig Englisch.
Hauptaufgabe einer Sekretärin
Der Fokus einer Sekretärin ist generell auf die Entlastung des Chefs gerichtet. Ihre Hauptaufgabe ist es, ihren Vorgesetzten so zu entlasten, dass er sich seinen Managementaufgaben ohne Ablenkung und Zeitvergeudung widmen kann.
Sie übernimmt für den Chef die Organisation seiner Termine, seiner Geschäftsreisen und seiner Aufgaben. Sie ist für die Vorbereitung von Meetings zuständig, beschafft Informationen und bereitet diese für den Vorgesetzten auf.
Üblicherweise werden Telefonate, Informationen und Nachrichten, die für ihren Chef gedacht sind, zunächst in das Sekretariat geleitet. In diesem Moment repräsentiert sie das Unternehmen und ist für alle internen und externen Kontakte eine Ansprechpartnerin. Sie hat daher eine beachtliche Wirkung nach innen und außen.
Eigenschaften einer Sekretärin
Eine Sekretärin muss die Bereitschaft und die Fähigkeit zum eigenverantwortlichen Handeln und Arbeiten haben. Als rechte Hand ihres Vorgesetzten, ist es ihre Aufgabe selbstständig Entscheidungen zu treffen, die ihren Chef entlasten und ihn in seinem Aufgabengebiet unterstützen.
Egal ob eine Sekretärin für einen Chef oder für eine Abteilung oder für eine Firma arbeitet, sie trägt die Verantwortung dafür, dass alle anderen sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. Sie ist darüber informiert, was die anderen jeweils brauchen und sorgt, dafür dass alle notwendigen Maßnahmen ergriffen oder Informationen bereitgestellt werden.
Klassische Aufgaben einer Sekretärin
Zusätzlich zu den beschriebenen Tätigkeiten erledigt eine Sekretärin häufig auch noch die Verwaltung des Schriftverkehrs, sei es via Post oder elektronischer Medien, die Organisation der Ablage und der Büroabläufe. Sie führt Telefonate und kümmert sich um Geschäftsgäste. Auch das Verfassen von Geschäftsbriefen, Dokumenten, Verträgen und Präsentationen kann zu ihren Aufgaben gehören. Auch an die Betreuung der Webseite kann bei den Tätigkeiten einer Sekretärin gedacht werden.
Diese breite Streuung der möglichen Aufgaben erklärt auch, warum immer weniger von einer Sekretärin und immer öfter von einer Assistentin gesprochen wird. Einige der klassischen Tätigkeiten lassen sich problemlos outsourcen und können von einem Sekretariatsservice übernommen werden. Hierdurch werden Kapazitäten frei, die es der Sekretärin ermöglichen, sich um firmenspezifischere Aufgaben zu kümmern.
Die Sekretärin als Spezialistin
Viele der als typisch geltenden Aufgaben einer Sekretärin werden in unserer digitalisierten Zeit durch den Einsatz von elektronischen und anderen Hilfsmitteln im Büro erleichtert oder schaffen eine Zeitersparnis. Dadurch werden Kapazitäten frei, die die Sekretärin dafür verwenden kann, sich und ihre Kenntnisse gemäß den Bedürfnissen des Chefs, der Abteilung oder der Firma zu spezialisieren.
Häufig werden aufgabenfremde Fragen an die Sekretärin gerichtet, weil es – insbesondere in kleinen Firmen – an Mitarbeitern mit der entsprechenden Fachkenntnis für die geforderte Aufgabe fehlt.
Für diese Herausforderungen gibt es eine Vielzahl an Beispielen:
- Der Bewerbungsablauf im Unternehmen soll verbessert werden. Hierzu werden eine Planung und eine Koordination benötigt, die entwickelt werden müssen.
- Es zeigt sich, dass ein Handbuch der Organisation vonnöten ist. Es ist naheliegend hierzu die Sekretärin einzuschalten, die sich mit den Abläufen und der Aufgabenverteilung auskennt.
- Es sollen neue Projekte gestartet werden. Dafür muss ein Management entwickelt und in die richtigen Kanäle gesteuert werden. Auch hier eignet sich das grundsätzliche Organisationstalent einer Sekretärin, um sie mit der Umsetzung zu beauftragen.
Vor solche oder ähnliche Fragen gestellt, erwerben Sekretärinnen oft Kenntnisse und Kompetenzen, für die andere mehrere Jahre eine Ausbildung machen oder studieren. Eine Sekretärin ist oft ein Profi im „Learning by Doing“.
Das zukünftige Berufsbild der Sekretärin verändert sich
Durch die Digitalisierung verändert sich das gesamte Umfeld der Sekretärin. Nicht nur ihre eigenen Aufgaben werden dadurch vereinfacht und verändert. Diesen Wandel spüren auch die Vorgesetzten und die Kollegen.
Mitarbeiter und Manager erleben einen Alltag, den sie mit Apps und anderer Technologie einfach und effizient selbst organisieren können. Sie brauchen daher niemanden mehr, der nur weisungsgebunden die ihm gestellten Aufgaben abarbeitet. Sie benötigen einen beruflichen Partner, der eigenständig arbeitet und dabei die Interessen des Chefs beziehungsweise des Managements im Auge behält und strategisch umsetzt.
Der Sekretärin oder Assistentin wird zukünftig noch mehr Verantwortung und Entscheidungskompetenz übertragen werden. Wobei die bereits beschriebene Hauptfunktion, nämlich dem Chef den Rücken freizuhalten, weiterhin besteht.
Sie kontrolliert den Informationsfluss, der auf den Manager einwirkt. Dabei sortiert sie die Informationen und gibt ihnen Prioritäten oder auch nicht. Aus den Informationen erarbeitet sie Empfehlungen, Lösungsvorschläge oder Grundlagen für die Entscheidungsfindung ihres Vorgesetzten.
Die Sekretärin und das Betriebsklima
Häufig ist die Sekretärin auch ein Bindeglied zwischen dem Manager und den Mitarbeitern. Im Management werden viele Forderungen an die Führungskräfte gestellt. Oft sind Manager dermaßen mit anderen Aufgaben ausgelastet, dass sie ihrer Grundfunktion, der Mitarbeiterführung, nicht mehr gerecht werden können. So kann es durchaus zu den Aufgaben einer Sekretärin gehören, die Nahtstelle zwischen Management und Mitarbeitern zu sein. Unter Umständen vermittelt sie zwischen der Führungsebene und den Mitarbeitern, um Probleme im Team rechtzeitig in den Griff zu bekommen.
Oder sie gibt Informationen weiter, die für den firmeninternen Ablauf hilfreich sind. Sie fördert die Kommunikation innerhalb des Unternehmens und damit die effektive Zusammenarbeit auf verschiedenen Ebenen. Insgesamt fördert ein offener Austausch über alle Ebenen hinweg das Betriebsklima und die Sekretärin hat daran einen wesentlichen Anteil.
Fazit
Der Beruf einer Sekretärin wird sicherlich nie aussterben. Er bekommt neue Namen und ein erweitertes Aufgabenfeld, aber in seiner Substanz bleibt er gleich. Die Aufgabe und die besondere Fähigkeit einer Sekretärin ist es, ein eigenverantwortlicher Partner und eine Kontaktstelle für alle anderen im Unternehmen zu sein.